Pengendalian system

Pengendalian system

Karena suatu sistem tidak ada yang tertutup, supaya sistem dapat terus melangsungkan hidupnya, maka sistem harus mempunyai daya membela diri atau sistem harus mempunyai daya beli diri atau sistem harus mempunyai sistem pengendalian. Pengendalian dari suatu sistem dapat berupa pengendalian umpan balik (feedback control system), dan pengendalian umpan maju (feed forward control system ) dan pengendalian pencegahan (preventive control system).  

MASUKAN --------> PENGOLAHAN ---------> KELUARAN

                      Bentuk dasar suatu sistem

A. Sistem Pengendalian Umpan Balik

Pengendalian umpan balik merupakan proses mengukur keluaran dari sistem yang dibandingkan dengan suatu standar tertentu. Bilamana terjadi perbedaan - perbedaan atau penyimpangan - penyimpanga akan dikoreksi untuk memperbaiki masukan sistem selanjudnya. Study teoritis tentang sistem pengendalian umpan balik disebut dengan  cybernetisc.  Istilah ini berasal dari bahasa Yunani yaitu kybernettes  yang berarati "orang yang mengatur " penerapan suatu pengendalian daam suatu sistem.

Sistem pengendalian umpan balik mempunyai 4 komponen dasar, yaitu :

1.  Suatu karakteristik atau kondisi yang dikendalikan diukur dari keluarannya.
2.  Suatu sensor (censor) yang mengukur karakteristik atau kondisi tersebut.
3. Suatu unit pengendalian  (control unit ) yang membandingkan hasil ukuran censor dengan suatu  standar.
4. Suatu unit pengatur  (activating unit) yang menghasilkan tindakan penyesuaian untuk masukkan proses selanjudnya.

Sistem pengendalian umpan balik disebut juga dengan istilah negative feedback,  karena hasil balik yang negative akan dikendalikan supaya menjadi baik untuk masukan proses selanjudnya. Contoh yang paling umum dari sistem pengendalian umpan balik adalah sistem themostat di dalam alat pendingin. (air conditioner). Kondisi temperatur yang dihasilkan oleh alat pendingin akan diukur oleh suatu sensor dan dibandingkan dengan standar temperatur yang tidak menyebabkan ruangan menjadi lembab. Bila temperatu terlalu dingin, maka tungku pemanas sebagai pengatur unit pegnatur dalam thermostat akan dihidupkan. Bila temperatue terlalu panas, maka tungku akan dimatikan dan alat pendingin akan bekerja kembali. Seandainya alat pendingin tidak mempunyai pengendali ini, maka ruangan akan menjadi lemabab dan tujuan dari alat pendingin tersebut tidak akan tercapai. Sistem akuntansi pertanggungjawaban merupaka penerapan dari sistesm pengendalian umpan balik dalam sistem akuntansi. Sistem akuntansi pertanggungjawaban dapat berupa pusat beaya dan pusat investai. Pada pusat beaya yang dikendalikan bila melebihi anggaran akan dianalisis peneybabnya dan akan diperbaiki untuk masukan selanjudnya. sehingga diharafkan beaya yang terjadi dapat diminimumkan.

B. Sistem Pengendalian Umpan Maju

Sistem pengendalian umpan maju (feedforward control system) disebut juga dengan istilah positive feedback. Positive feedback mencoba mendorong proses dari sistem supaya manghasilkan hasil balik yang posiif. Sistem pengendalian umpan maju ini merupakan perkembangan dari sitem pengendalian umpan balik. Di dalam sistem pengendalian umpan balik, pengendalian dilakukan setelah keluaran dihasilkan. Pengendalian sepertin ini diangap mempunyai kelemahan bilamana penyimpanan dari luar dengan standar sangat besar. Padahal keluaran ini merupakan hasil yang sudah terlanjur terjadi dan dapat mengakibatkan hal sangat fatal. Ide supaya keluaran dapat dihasilkan dengan hasil balik yang baik atau positif merupakan konsep dari sistem pengendalian umpan maju. sehingga untuk hal - hal yang dianggap dapat terjadi penyimpangan yang besar dan tidak boleh terjadi, dilakukan pengendalian umpan maju. Supaya keluaran dapat dihasilkan umpan balik yang positip, maka pengendalian tidak boleh diukur dari keluarannya, tetapi diukur dan dikendalikan dari prosesnya. Selama proses didalam sistem, selalu dilakukan pengamatan dan dan cepat - cepat diatasi bila bila mulai terjadi penyimpangan sebelum terlanjur fatal pada keluarannya.

contoh :

Contoh penerapan sistem pengenadalian umpan maju yang paling banyak diterapkan pada sistem akuntansi adalah pada sistem perencanaan kas akan sangat berbahaya dan bisa berakibat fatal bilaman saldo kas suatu ketika saldo menjadi sangat kecil atau bahkan menjadi defisit dan akan menyebabkan lekuiditas perusahaan rendah., sebagai akibatnya aktivitas perusahaan dapat terganggu. Untuk mengatasi hal ini, meka penerapan sistem pengendalian umpan maju diterapkan dengan meramalkan arus dari saldo kas dimasa mendatang dengan membuat sistem anggaran kas. Kondisi yang dikendalikan adalah semua proses kegiatan perusahaan dankeputusan - keputusan yang memperngaruhi tingkat saldo kas. Proses ini diukur dari arus kas yang terjadi melalui proses akuntansi dan dibandingkan dengan batasan saldo kas yang diperbolekan dalam anggaran kas yang telah dibuat. Bila saldo kas yang terjadi berada diluar batas saldo kas yang telah dianggarkan, maka cepat - cepat dilakukan tindakan pengaturan untuk memperbaiki saldo kas. Sebagai pengatur adalah manajer keuangan yang akan melakukan tindakan penyesuaian terhadap saldo kas . Bila setiap saat proses mempengaruhi saldo kas selalu diawasi dan dikendalikan, diambil tindakan secepatnya sebelu terjadi hal yang fatal, maka keluaran yang terjadi diharafkan akan sesuai dengan yang diharafkan.

C. Sistem Pengendalian Pencegahan

Kalau sistem pengendalian umpan balik mengendalikan keluarannya dan sistem pengendalian umpan maju mengendalikan prosesnya, maka sistem pengendalian pencegahan mencoba unutk mengendalikan sistem dimuka sebelum proses dimulai dengan mencegah hal  - hal yang merugikan untuk masuk kedalam sistem. Sistem pengendalian intern (internal control) merupakan contoh penerapan dari sistem pengendalian pencegahan. Penerapan kebijaksanaan - kebijaksanaan, metode - metode dan prosedur - prosedur didalam sistem pengendalian intern dimaksudkan untuk mencegah hal - hal yang tidak baik mengganggu masukan, proses dan hasil dari sistem supaya dapat beroperasi seperti yang diharafkan.